Zarządzanie projektami obejmuje wiele aspektów, których wdrażanie i monitorowanie może być dość czasochłonne. Dlatego jest to kluczowe dla kierowników projektów. Pracownicy wiedzy Termin „pracownik wiedzy” został po raz pierwszy ukuty przez Petera Druckera w jego książce „Punkty orientacyjne jutra” (1959). Drucker zdefiniował pracowników umysłowych jako pracowników wysokiego szczebla w celu zidentyfikowania możliwości, które pomogą zwiększyć wydajność i jakość. Jedną ze strategii, którą można zastosować, jest RAID, co oznacza R isks, A ssumptions, I ssees and D ependencies. Dziennik RAID to skuteczne narzędzie do zarządzania projektami, którego celem jest centralizacja i uproszczenie gromadzenia, monitorowania i śledzenia informacji o projekcie. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej o logowaniu RAID do zarządzania projektami.
Ryzyka i problemy w macierzy RAID
Ryzyka Ryzyko systemowe Ryzyko systemowe to ta część całkowitego ryzyka, która jest spowodowana czynnikami pozostającymi poza kontrolą określonej firmy lub osoby. Systematyczne ryzyko jest spowodowane czynnikami zewnętrznymi w stosunku do organizacji. Wszystkie inwestycje lub papiery wartościowe podlegają systematycznemu ryzyku i dlatego jest to ryzyko niezdywersyfikowalne. to przyszłe niepewności, które mogą negatywnie wpłynąć na projekt. Kierownik projektu powinien wprowadzić środki, które pomogą radzić sobie z ryzykiem, które może się pojawić po drodze. Zadania związane z ryzykiem obejmują identyfikację, klasyfikację, ocenę ryzyka i tworzenie planów reagowania na ryzyko. Zarządzanie kryzysowe Zarządzanie kryzysowe polega na radzeniu sobie z sytuacjami kryzysowymi w sposób, który minimalizuje szkody i umożliwia organizacji, której to dotyczy, szybkie przywrócenie sprawności. . Aby projekt działał sprawnie, powinno być jak najmniej zagrożeń.
Ważne jest również, aby ryzyka były identyfikowane na wczesnym etapie, zanim przejdą do poważnych problemów, które mogą spowodować niepowodzenie całego projektu. Niektóre z zagrożeń i problemów, które mogą się pojawić, to:
1. Dostępność zasobów
Być może największym zmartwieniem kierowników projektów jest to, czy otrzymają zasoby, których potrzebują przez cały czas trwania projektu. Przy odpowiednim planowaniu kierownik projektu może zagwarantować, że zasoby nie wyczerpią się w połowie projektu. Oprócz dostępności zasobów należy również wziąć pod uwagę ciągłość zasobów. Mówiąc prościej, ma to na celu zapewnienie dostępności tych samych zasobów przez cały czas trwania projektu. Wymiana zasobów w trakcie realizacji projektu może kosztować znaczną ilość czasu i pieniędzy.
2. Ryzyko rynkowe
Kolejną niepewnością, którą należy wziąć pod uwagę, jest ryzyko rynkowe. Mówiąc prościej, jest to wpływ na projekt, który może wynikać ze zmian wprowadzanych na rynek. Na przykład rozważmy branżę, w której innowacje technologiczne następują szybko i często. Aby projekty dobrze prosperowały w takim środowisku, muszą zostać ukończone na czas, zanim staną się przestarzałe.
3. Płynność
Kierownicy projektów muszą również ocenić, czy organizacje, w których pracują, są płynne. Na przykład, czy właściciele projektów prawdopodobnie zmienią zdanie? Czy wprowadzisz swój produkt na szybko zmieniający się rynek? Jeśli tak, kierownik projektu powinien mieć dość elastyczności, aby dostosować się do ciągle zmieniających się okoliczności.
4. Regulacyjne
Przepisy obowiązujące w danym stanie mogą również stanowić zagrożenie dla projektu. Przede wszystkim więc kierownicy projektów powinni zapoznać się z przepisami obowiązującymi w ich branży, aby uniknąć nieświadomego ich łamania. Muszą również sprawdzić struktury korporacyjne Struktura korporacyjna Struktura korporacyjna odnosi się do organizacji różnych działów lub jednostek biznesowych w firmie. W zależności od celów firmy i branży przyjmowanej przez interesariuszy. W ten sposób mogą zapewnić, że działania konkretnego gracza nie stanowią zagrożenia dla całego projektu.
Zależności projektu
Istnieją dwie główne odmiany zależności - wychodzące i przychodzące . Wychodzący oznacza, że projekt opiera się na jednym działaniu wykonywanym przez określony zespół, aby przejść do innego zadania lub przynieść wyniki. Z drugiej strony, przychodzące oznacza, że inne strony polegają na konkretnym zespole, który ukończy zadanie, zanim dostarczy wyniki. Przykładem zależności wychodzącej jest sytuacja, w której trzeba poczekać, aż dział prawny przejrzy i zatwierdzi konkretny dokument, zanim będzie można dokonać jakichkolwiek zmian w systemie.
Dobre zrozumienie zależności pomaga identyfikować i rozwiązywać problemy na ich wczesnym etapie. Inne przykłady zależności to:
- Właściciel systemu musi wprowadzić zmiany w kodowaniu, zanim inna osoba będzie mogła przeprowadzić kompleksowe testy
- Gdy urzędnicy ds. Nieruchomości muszą zatwierdzać projekty budowlane przed rozpoczęciem budowy
Założenia projektu
Podejmując się konkretnego projektu, ludzie robią wiele założeń. Zdarza się to najczęściej na początkowych etapach projektu. Jedną rzeczą, o której nie należy zapominać, jest formalne udokumentowanie tych założeń. W ten sposób, jeśli później pojawią się spory, zainteresowane strony mogą zawsze odnieść się do drobnego druku.
Dziennik RAID
Teraz, gdy wiemy, co oznacza skrót RAID, następną rzeczą, na którą należy spojrzeć, jest dziennik RAID. Dziennik to po prostu lista wszystkich zagrożeń, założeń, zależności i problemów. Jest wprowadzany na etapie inicjowania projektu, gdzie służy do uchwycenia istotnych elementów. Dziennik nalotów jest udoskonalany w miarę postępu projektu.
Dziennik RAID podświetla każdy czynnik osobno. Oto główne elementy wymienione w każdej sekcji dziennika.
1. Część dotycząca ryzyka i problemów
Część dotycząca ryzyka i problemów obejmuje:
- Wyraźny identyfikator ułatwiający odwoływanie się
- Data zarejestrowania określonej pozycji
- Podsumowanie kluczowej kwestii lub ryzyka
- Szczegółowy opis problemu lub ryzyka
- Wpływ, który mógłby powstać, gdyby ryzyko przerodziło się w problem. Czy wpływ będzie prawdopodobnie duży, niski czy średni?
- Prawdopodobieństwo wystąpienia zagrożeń
Każde ryzyko i problem wymaga planu łagodzenia. Istnieje kilka sposobów ograniczania ryzyka, takich jak poinformowanie kierownictwa o problemie lub ryzyku, zaakceptowanie ryzyka i uznanie, że nic nie można na to poradzić lub podjęcie niezbędnych działań w celu wyeliminowania ryzyka.
2. Sekcja Zależności
Zależności zawsze muszą być uzgodnione przez zaangażowane strony. Oznacza to, że kierownik projektu nie może pociągać interesariusza do odpowiedzialności za kwestię, na którą w pierwszej kolejności się nie zgodził. Sekcja zależności dziennika RAID podkreśla:
- Wyraźny i sekwencyjny wskaźnik ułatwiający odwoływanie się
- Data zarejestrowania problemu
- Określenie, czy zależność jest przychodząca, czy wychodząca
- Szczegółowy opis zależności
- Podsumowanie zależności
- Konkretna data dostarczenia zależności
- Strony, które wyrażają zgodę na zależność
- Komentarze - wszystkie komentarze są wymienione w dzienniku. Każdy komentarz musi być poprzedzony datą i nazwiskiem osoby, która dokonała komentarza.
3. Sekcja założeń
Ważne jest, aby zawsze dokumentować założenia, które pojawiają się w trakcie projektu. Takie postępowanie pomaga zapobiegać nieporozumieniom i potencjalnym konfliktom. Założenia są przydatne na początku projektu. Sekcja założeń podkreśli:
- Wyraźny i sekwencyjny wskaźnik ułatwiający odwoływanie się
- Data zarejestrowania pozycji
- Podsumowanie założeń
- Szczegółowy opis założeń
- Status - czy przedmioty są zupełnie nowe, w toku czy zamknięte?
- Interesariusze konsultowali się przy formułowaniu założeń
Podsumowanie
Dziennik RAID to niezbędne narzędzie komunikacyjne dla kierowników projektów. Nie tylko ułatwia śledzenie działań, ale ma również kluczowe znaczenie dla informowania wszystkich interesariuszy. Dziennik RAID należy okresowo aktualizować, aby był dokładny, aktualny i skuteczny.
Powiązane odczyty
Finance jest oficjalnym dostawcą globalnego programu Financial Modeling & Valuation Analyst (FMVA) ™ Certyfikat FMVA® Dołącz do ponad 350 600 studentów, którzy pracują dla firm takich jak Amazon, JP Morgan i Ferrari, program certyfikacji, który ma pomóc każdemu zostać światowej klasy analitykiem finansowym . Aby kontynuować naukę i rozwijać swoją karierę, przydatne będą poniższe dodatkowe zasoby finansowe:
- Przewodnik po prezentacjach danych Analitycy prezentacji danych przekazują wyniki analizy finansowej zarządowi, inwestorom i partnerom biznesowym. Wymaga to skupienia się na głównych punktach, faktach
- Szablon budżetu projektu Szablon budżetu projektu Ten szablon budżetu projektu zapewnia narzędzie do podsumowania budżetu kosztowego projektu. Budżet projektu to narzędzie używane przez kierowników projektów do szacowania całkowitego kosztu projektu. Szablon budżetu projektu zawiera szczegółowe oszacowanie wszystkich kosztów, które mogą zostać poniesione przed zakończeniem projektu
- Premia za ryzyko rynkowe Premia za ryzyko rynkowe Premia za ryzyko rynkowe to dodatkowy zwrot, jakiego oczekuje inwestor z posiadania ryzykownego portfela rynkowego zamiast aktywów wolnych od ryzyka.
- Ryzyko systemowe Ryzyko systemowe Ryzyko systemowe można zdefiniować jako ryzyko związane z upadkiem lub upadkiem przedsiębiorstwa, branży, instytucji finansowej lub całej gospodarki. Jest to ryzyko poważnej porażki systemu finansowego, w wyniku której pojawia się kryzys, gdy dostawcy kapitału tracą zaufanie do użytkowników kapitału
