Cykl pozyskiwania i płatności (nazywany również cyklem PPP dla zakupów, zobowiązań i płatności) składa się głównie z dwóch klas transakcji. Pierwsza klasa to klasa nabycia. Typowym zapisem księgowym dla tej klasy transakcji jest obciążenie zapasów Inwentaryzacja zapasów to bieżące konto aktywów znalezione w bilansie, składające się ze wszystkich surowców, produkcji w toku i wyrobów gotowych zgromadzonych przez firmę. Często jest uważany za najbardziej niepłynny ze wszystkich aktywów obrotowych - w związku z tym jest wyłączony z licznika przy obliczaniu wskaźnika szybkiego. lub wydatek i uznanie rozrachunków z zobowiązaniami Zobowiązania z tytułu zobowiązań to zobowiązanie powstałe, gdy organizacja otrzymuje towary lub usługi od swoich dostawców na kredyt. Oczekuje się, że zobowiązania zostaną spłacone w ciągu roku,lub w ramach jednego cyklu operacyjnego (w zależności, który jest dłuższy). AP uznawane jest za jedną z najbardziej płynnych form zobowiązań bieżących. Potwierdzenie klasyfikacji jest bardzo ważne w tym scenariuszu, ponieważ istnieje wiele możliwych obciążeń, które mogą wypełnić zapis księgowy.
Drugą klasą transakcji w cyklu nabycia i płatności jest klasa wypłat gotówkowych. Typowy zapis księgowy dla tej klasy to po prostu obciążenie rachunku zobowiązań i kredyt gotówkowy. Podsumowując, cykl ten to głównie zaciąganie zobowiązań i spłata tych zobowiązań gotówką.
Typowe funkcje biznesowe i ważne dokumenty
Chociaż wiele firm stosuje różne procesy wewnętrzne i korzysta z metod elektronicznych, poniższy schemat blokowy jest typowym procesem biznesowym Cykl życia biznesowego Cykl życia biznesowego to rozwój firmy w fazach w czasie i najczęściej dzieli się go na pięć etapów: uruchomienie , wzrost, wstrząs, dojrzałość i spadek. w cyklu akwizycji i płatności.
Proces zwykle rozpoczyna się od zgłoszenia zapotrzebowania, które wygeneruje pracownik firmy. Zgłoszenie zapotrzebowania to dokument opisujący potrzebny produkt i wymaganą ilość. Dokument jest następnie wysyłany do działu zakupów, który generuje zamówienie. W zamówieniu wyszczególniony jest produkt do zakupu, ilość do zamówienia oraz cena, jaką firma jest gotowa zapłacić.
Zwykle pracownicy mogą kupować tylko z listy zatwierdzonych dostawców. Po otrzymaniu zamówionego towaru przez kolejny dział firma wystawia protokół odbioru. Raport powinien być uzgadniany z zamówieniem i wysyłany do działu rozrachunków z dostawcami w dziale księgowości. W tym miejscu pracownik uzgadnia otrzymane towary z fakturą od dostawcy i zapis księgowy do zobowiązań jest rejestrowany. Ostatecznie płatność jest przetwarzana w skarbcu, a gotówka jest faktycznie wypłacana.
Ogólna metodologia cykli audytu
Podczas audytu cykli dla różnych firm typowym podejściem jest:
- Zrozum jednostkę i jej otoczenie
- Dla każdego cyklu zidentyfikuj istniejące kontrole wewnętrzne
- Oceń ryzyko kontroli i ryzyko istotnego zniekształcenia
- Oceń analizę kosztów i korzyści kontroli testów i stosowanie połączonego podejścia kontrolnego w porównaniu z podejściem czysto wiarygodnym
Ważne kontrole wewnętrzne dotyczące przejęć i wypłat
Pamiętaj, że w przypadku klas transakcji istnieje pięć odpowiednich stwierdzeń: wartość graniczna, klasyfikacja, kompletność, występowanie i dokładność .
Kontrola wewnętrzna dotycząca stwierdzenia wystąpienia polega na tym, że każdemu zakupowi towarzyszą niezbędne dokumenty uzupełniające, takie jak zgłoszenie zapotrzebowania, zamówienie zakupu, raport odbioru i faktura dostawcy. Bez takich dokumentów zakup nie może „nastąpić” i dlatego nie powinien był zostać zarejestrowany. Inne kontrole obejmują zatwierdzanie zamówień zakupu przez pracowników wyższego szczebla, anulowanie dokumentów po zarejestrowaniu / zaksięgowaniu transakcji oraz zatwierdzanie wszelkich zmian na liście dostawców.
Jeśli chodzi o stwierdzenie kompletności, zamówienia zakupu i raporty odbioru są zazwyczaj wstępnie numerowane i rozliczane. Jeśli numer został zapisany dwukrotnie lub na liście brakuje numeru, łatwo będzie rozwiązać problem.
Wreszcie, jeśli chodzi o stwierdzenie klasyfikacji, niektóre kontrole obejmują odpowiednie zatwierdzenie przez osobę nadzorującą zapisów księgowych, odpowiednią listę / plan kont z opisami każdego z nich oraz porównanie sald z kwotami budżetowymi. Jeśli chodzi o wypłaty środków pieniężnych, ważnymi kontrolami są głównie rozdzielenie obowiązków i częste uzgodnienia między bankami.
Rola audytora
Merytoryczne procedury analityczne obejmują zazwyczaj analizę trendów i wskaźników w odniesieniu do danych branżowych, danych z poprzedniego roku i oczekiwanych wyników. Merytoryczne procedury analityczne są zwykle wystarczające i odpowiednie jako dowód badania, ponieważ kwoty nie są znaczące i bardzo często obejmują stosunkowo trywialne salda, takie jak koszty ogólne i administracyjne. Jednak w przypadku bardziej osądowych i bardziej złożonych kwestii księgowych w odniesieniu do kosztów prawnych, napraw, kosztów konserwacji i kosztów leasingu, na przykład audytorzy będą chcieli uzyskać większą pewność i przeprowadzić testy szczegółów sald.
Powiązane odczyty
Dziękujemy za przeczytanie przewodnika finansowego po cyklu zakupów i płatności. Aby uzyskać więcej informacji, oferujemy następujące bezpłatne zasoby.
- Należności Należności Należności (AR) reprezentują sprzedaż kredytową firmy, która nie została jeszcze w pełni opłacona przez jej klientów, będącą aktywem obrotowym w bilansie. Firmy pozwalają swoim klientom płacić w rozsądnym, wydłużonym terminie, pod warunkiem, że zostaną uzgodnione warunki.
- Zyski zatrzymane
- Rachunek zysków i strat Rachunek zysków i strat Rachunek zysków i strat jest jednym z podstawowych sprawozdań finansowych spółki, które przedstawia jej zyski i straty w okresie. Zysk lub stratę ustala się poprzez uwzględnienie wszystkich przychodów i odjęcie wszystkich kosztów zarówno z działalności operacyjnej, jak i nieoperacyjnej. Niniejsze sprawozdanie jest jednym z trzech zestawień stosowanych zarówno w finansach przedsiębiorstw (w tym modelowaniu finansowym), jak i rachunkowości.
- Certyfikat modelowania finansowego Certyfikat FMVA® Dołącz do ponad 350,600 studentów, którzy pracują dla firm takich jak Amazon, JP Morgan i Ferrari
