Zamówienie jest komercyjnym dokumentem źródłowym. Dokumenty źródłowe Papierowy zapis transakcji finansowych firmy jest określany w księgowości jako dokumenty źródłowe. Niezależnie od tego, czy czeki są wypisane do wypłaty, sprzedaż ma na celu wygenerowanie pokwitowań, faktury są wysyłane przez dostawców lub godziny pracy są rejestrowane w arkuszu czasu pracy pracownika - wszystkie odpowiednie dokumenty są dokumentami źródłowymi. który jest wystawiany przez dział zakupów firmy podczas składania zamówienia u jej dostawców lub dostawców. Dokument wskazuje szczegóły dotyczące towarów, które mają zostać zakupione, takie jak rodzaje towarów, ilość i cena. Mówiąc najprościej, jest to umowa sporządzona przez kupującego przy zakupie towaru od sprzedawcy.
Kroki w zamówieniu
1. Kupujący tworzy zgłoszenie zapotrzebowania
Przed wysłaniem zamówienia do dostawcy pierwszym krokiem jest utworzenie zapotrzebowania na zakup. Jest to dokument wydawany w firmie do działu zakupów w celu śledzenia zamawianych towarów.
Zgłoszenie zapotrzebowania pomaga również firmie w prowadzeniu rachunku wydatków. Wydatki. Wydatki to rodzaj wydatków, które przepływają przez rachunek zysków i strat i są odejmowane od przychodów w celu uzyskania dochodu netto. Ze względu na zasadę memoriału w rachunkowości wydatki są rozpoznawane w momencie ich poniesienia, a nie koniecznie w momencie opłacenia. . Zamówienie zakupu jest tworzone dopiero po zatwierdzeniu zapotrzebowania na zakup przez upoważnionego menedżera.
2. Kupujący tworzy zamówienie
Po uzgodnieniu towarów, które należy zakupić, tworzone jest zamówienie zakupu. PO zawiera datę zamówienia, FOB shipping information Freight on Board (FOB) Freight on Board (FOB), określany również jako Free on Board, to termin międzynarodowego prawa handlowego publikowany przez Międzynarodową Izbę Handlową (ICC). , warunki rabatu, nazwy kupującego i sprzedającego, opis kupowanego towaru, numer pozycji, cena, ilość i numer PO.
Numer zamówienia to unikalny numer powiązany z określonym zamówieniem. Służy dwóm celom. Jednym z nich jest upewnienie się, że zamówione towary są zgodne z otrzymanymi. Po drugie, numer zamówienia jest dopasowany do faktury, aby upewnić się, że kupujący zostanie obciążony odpowiednią kwotą za towary.
3. Sprzedawca przyjmuje (lub odrzuca) zamówienie zakupu
U dołu zamówienia znajduje się przerywana linia, na której upoważniony menedżer sprzedawcy może podpisać zamówienie. Zamówienie zawiera wszystkie szczegóły dotyczące transakcji i tego, co kupujący spodziewa się otrzymać. Po otrzymaniu zamówienia sprzedający ma prawo zaakceptować lub odrzucić dokument. Jednak po zaakceptowaniu PO staje się ona prawnie wiążącą umową dla obu zaangażowanych stron.
4. Kupujący rejestruje zamówienie
Po złożeniu zamówienia zamówienie pozostaje „otwarte”. Otwarte zamówienie zakupu to PO, w którym zamówienie zostało złożone, ale towary nie zostały jeszcze odebrane, lub może oznaczać, że otrzymano tylko część zamówienia. Tak czy inaczej oznacza to, że dostawa towarów nie jest kompletna.
Korzyści z zamówień
1. Unika podwójnych zamówień
Zamówienia zakupu przynoszą firmie szereg korzyści. Najważniejsze jest to, że pomaga to uniknąć podwójnych zamówień. Gdy firma decyduje się na skalowanie działalności, zamówienia zakupu mogą pomóc w śledzeniu, co zostało zamówione i od kogo.
Ponadto, gdy kupujący zamawia podobne produkty, dopasowanie faktur może być trudne. Zamówienie zakupu służy jako czek dla faktur, które należy opłacić.
2. Śledzi przychodzące zamówienia
Ponadto zamówienia zakupu pomagają śledzić przychodzące zamówienia, a dobrze zorganizowany system zamówień może pomóc uprościć inwentaryzację. wyroby gotowe zgromadzone przez firmę. Często jest uważany za najbardziej niepłynny ze wszystkich aktywów obrotowych - w związku z tym jest wyłączony z licznika przy obliczaniu wskaźnika szybkiego. i proces wysyłki.
3. Służy jako dokumenty prawne
Zamówienia zakupu służą jako dokumenty prawne i pomagają uniknąć przyszłych sporów dotyczących transakcji.
W jaki sposób dostawca korzysta z zamówienia?
Zamówienia zakupu odgrywają ważną rolę w procesie zarządzania zapasami. Kiedy dostawca otrzyma PO, zabierze pozycje wymienione w PO ze swoich zapasów. PO pomaga prowadzić rejestr zapasów pod ręką i identyfikować wszelkie rozbieżności między wartościami wykazanymi w rejestrach a rzeczywistym stanem magazynowym.
Ponadto dostawca potrzebuje PO, aby poprawnie wypełnić zamówienie. Kupujący zostanie również obciążony przez dostawcę na podstawie warunków płatności uzgodnionych w zamówieniu.
Zamówienie a faktura
Zamówienie jest dokumentem generowanym przez kupującego i służy do zamówienia towaru u dostawcy. Z drugiej strony faktura jest generowana przez dostawcę i pokazuje, ile kupujący musi zapłacić za towary zakupione od dostawcy. Zamówienie zakupu jest umową sprzedaży, a faktura jest potwierdzeniem sprzedaży.
Zamówienie zakupu a zamówienie sprzedaży
Podczas gdy zamówienie zakupu pokazuje, jakie towary zostały zamówione od dostawcy, zamówienie sprzedaży jest generowane przez dostawcę i wysyłane do kupującego. Oznacza potwierdzenie lub akceptację sprzedaży. Obecnie proces PO nie ma już formy papierowej, a kupujący zwykle wysyła swoim dostawcom elektroniczne PO. Odbywa się to za pomocą modułu PO w oprogramowaniu ERP. Pomaga przyspieszyć proces zakupów, jednocześnie zmniejszając ryzyko błędu.
Więcej zasobów
Finance jest oficjalnym dostawcą programu Financial Modeling and Valuation Analyst (FMVA) ™ Certyfikat FMVA® Dołącz do ponad 350 600 studentów, którzy pracują dla firm takich jak Amazon, JP Morgan i Ferrari, w ramach programu certyfikacji, którego celem jest przekształcenie każdego w światowej klasy analityka finansowego.
Aby dalej uczyć się i rozwijać swoją wiedzę na temat analizy finansowej, zdecydowanie zalecamy poniższe dodatkowe zasoby finansowe:
- Sprzedaż w formie kredytu Sprzedaż w formie kredytu Sprzedaż w formie kredytu odnosi się do sprzedaży, w ramach której należna kwota zostanie spłacona w późniejszym terminie. Innymi słowy, sprzedaż na kredyt to zakupy dokonywane przez klientów, którzy nie uiszczają pełnej płatności gotówką w momencie zakupu.
- Cykl sprzedaży i odbioru Cykl sprzedaży i odbioru Cykl sprzedaży i windykacji, nazywany również cyklem przychodów, należności i wpływów (RRR), składa się z różnych klas transakcji. Klasy transakcji sprzedaży i przychodów są typowymi zapisami księgowymi, które obciążają należności i przychody ze sprzedaży kredytów oraz obciążają należności gotówkowe i kredytowe
- Umowa kupna-sprzedaży Umowa reprezentacji sprzedającego Umowa o reprezentacji sprzedającego, zwana również umową wystawienia na aukcję, to umowa pomiędzy sprzedawcą nieruchomości a firmą maklerską, która dostarcza szczegółowych informacji na temat sprzedawanej nieruchomości. Stanowi podstawę negocjacji między sprzedającym a kupującym za pośrednictwem agenta.
- Kredyt kupiecki Kredyt kupiecki to umowa lub porozumienie pomiędzy agentami prowadzącymi interesy, które umożliwiają wymianę towarów i usług
