Ujmowanie płatności w księgowości można inaczej nazwać „zobowiązaniami”, co oznacza całkowitą kwotę, jaką dana firma jest winna firmom lub dostawcom za produkty lub usługi. Ponadto saldo zobowiązań znajduje odzwierciedlenie w bilansie. Bilans Bilans jest jednym z trzech podstawowych sprawozdań finansowych. Stwierdzenia te mają kluczowe znaczenie zarówno dla modelowania finansowego, jak i rachunkowości. Bilans przedstawia łączne aktywa firmy oraz sposób ich finansowania, poprzez zadłużenie lub kapitał własny. Aktywa = pasywa + kapitał własny, szczególnie w sekcji zobowiązań bieżących i obejmuje wszystkie faktury, które mają zostać zapłacone.
Na przykład firma, która właśnie zakupiła materiały biurowe od firmy B i otrzymała fakturę w wysokości 500 USD, powinna zarejestrować tę kwotę i zapłacić w terminie lub przed terminem, aby uniknąć niewykonania zobowiązania.
Zobowiązania a należności
Te dwie koncepcje zobowiązań i należności zdecydowanie się od siebie różnią. Zobowiązania Zobowiązania to zobowiązanie powstałe, gdy organizacja otrzymuje towary lub usługi od swoich dostawców na kredyt. Oczekuje się, że zobowiązania na rachunkach zostaną spłacone w ciągu roku lub w jednym cyklu operacyjnym (w zależności od tego, który jest dłuższy). AP jest uważane za jedną z najbardziej płynnych form zobowiązań bieżących, z jednej strony odnosi się do tego, ile firma jest winna innej firmie za zakup towarów i usług, które wymagają spłaty. Jednym słowem kluczowym jest tutaj „kredyt”, co oznacza, że towar został zakupiony jako pierwszy, a następnie płatność.
Należności Należności (AR) to sprzedaż kredytowa firmy, która nie została jeszcze w pełni opłacona przez jej klientów, będąca aktywem obrotowym w bilansie. Firmy pozwalają swoim klientom płacić w rozsądnym, wydłużonym terminie, pod warunkiem, że zostaną uzgodnione warunki. z drugiej strony jest odwrotnie, ponieważ jest to kwota, którą firma może pobrać od innej firmy za sprzedanie jej towarów lub usług. Dlatego możemy powiedzieć, że pierwsza z nich to zobowiązanie, a druga to aktywa.
Przykład sposobu rejestrowania płatności w księgowości
Załóżmy, że firma o nazwie Bags Unlimited sprzedała 100 toreb nylonowych firmie B i obie firmy uzgodniły termin płatności. Teraz Bags Unlimited przesyła swoje faktury. Dokumenty źródłowe Dokumentacja księgowa transakcji finansowych firmy jest określana jako dokumenty źródłowe. Niezależnie od tego, czy czeki są wypisane do wypłaty, sprzedaż ma na celu wygenerowanie pokwitowań, faktury są wysyłane przez dostawców lub godziny pracy są rejestrowane w arkuszu czasu pracy pracownika - wszystkie odpowiednie dokumenty są dokumentami źródłowymi. i zapisuje termin płatności 15 grudnia, zgodnie z ustaleniami obu stron. Rejestruje transakcję jako swoje należności, podczas gdy Firma B rejestruje ją jako zobowiązania.
Czy rozrachunki to debet czy kredyt?
To jedno z trudnych pytań dotyczących zobowiązań. Zobowiązania są uważane za długi, ponieważ obejmują zakup towarów na kredyt, co oznacza, że powinny one utrzymywać saldo kredytowe. Saldo kredytu to całkowita kwota, jaką firma jest winna swoim dostawcom. Po otrzymaniu faktury należna kwota jest rejestrowana, co w konsekwencji zwiększa saldo kredytu.
Po opłaceniu faktury kwota jest księgowana jako debet; w ten sposób ponownie obniżając saldo kredytu. Podsumowując, im wyższe kwoty zobowiązań, tym wyższe saldo kredytu, a im niższe kwoty zobowiązań, tym niższe saldo kredytu.
Proces zobowiązań
Proces rozliczania zobowiązań wygląda na łatwe zadanie, ale wymaga bardzo dokładnej kontroli faktur, ponieważ najmniejsze błędy mogą oznaczać ogromne straty dla firmy. W rzeczywistości wszystkie firmy, zwłaszcza duże i długoletnie, muszą przyjąć zautomatyzowany system rozliczeń, aby upewnić się, że następujący proces jest dokładnie wykonywany.
1. Otrzymanie faktury
Pierwszym krokiem jest otrzymanie faktury, co można zrobić różnymi kanałami, takimi jak e-mail, faks lub kurier.
2. Przekazywanie do właściwej osoby
Ponieważ może dotrzeć po prostu pocztą lub za pośrednictwem firmowego e-maila, należy go przekazać do odpowiedniej osoby, która może być księgową Księgowy Księgowy odgrywa bardzo ważną rolę w organizacji, niezależnie od tego, czy jest to firma międzynarodowa, czy mała , domowy. Wpływy i wypływy pieniędzy firmy są ściśle monitorowane przez księgowego, który dba również o to, aby wszystkie transakcje finansowe były legalne, prawidłowe, kierownik, księgowy Księgowy Podstawowym zadaniem księgowego jest prowadzenie i rejestrowanie codziennych zdarzeń finansowych firmy . Księgowy jest odpowiedzialny za rejestrowanie i utrzymywanie transakcji finansowych firmy, takich jak zakupy, wydatki, przychody ze sprzedaży, faktury i płatności. lub specjalistę ds. zobowiązań, jeśli takie stanowisko istnieje.
3. Wprowadzanie szczegółów
Po dotarciu do rąk właściwej osoby szczegóły faktury są następnie wprowadzane do pliku, takiego jak arkusz kalkulacyjny, który jest zapisywany.
4. Zatwierdzanie faktur
Zatwierdzanie faktur jest bardzo istotne. Najlepiej byłoby, gdyby przed dokonaniem płatności każda faktura przeszła rygorystyczną kontrolę, aby upewnić się, że wszystkie wpisy są prawidłowe. W rzeczywistości istnieje kilka punktów, które należy szczegółowo sprawdzić, w tym:
- Wstępne zatwierdzenie wydatku lub zamówienia wystawionego przez firmę
- Przybycie zakupionego towaru przed dokonaniem płatności
- Osobliwość faktury
- Umowy i porozumienia z dostawcami
5. Wystawianie czeków
Po wykonaniu czynności i weryfikacji faktury księgowy tworzy czeki i określa kwotę do zapłaty na każdym czeku. Są zapieczętowane w kopertach, opatrzone odpowiednimi adresami i wysłane do zamierzonych odbiorców.
Powyższe kroki dotyczą ręcznego systemu rozrachunków z dostawcami. Ze względu na to, że jest to bardzo żmudne i czasochłonne, z dużym prawdopodobieństwem wystąpienia błędów, wysoce zalecany jest zautomatyzowany system.
Charakterystyka dobrze zarządzanego systemu rozliczeń zobowiązań
Dokładny proces rozliczania zobowiązań skutkuje dokładnymi sprawozdaniami finansowymi, które ostatecznie prowadzą do sukcesu firmy. Dobrze zarządzany system rozliczeń wykazuje następujące cechy.
- Prawidłowe faktury są przetwarzane nie tylko dokładnie, ale także terminowo.
- Faktury są rejestrowane na odpowiednich kontach.
- Nieprzetworzone wydatki są korygowane.
Powiązane odczyty
Mamy nadzieję, że podobała Ci się lektura przewodnika finansowego dotyczącego sposobu rejestrowania płatności w księgowości. Finance jest oficjalnym dostawcą globalnego programu Financial Modeling & Valuation Analyst (FMVA) ™ Certyfikat FMVA® Dołącz do ponad 350 600 studentów, którzy pracują dla firm takich jak Amazon, JP Morgan i Ferrari, program certyfikacji, który ma pomóc każdemu zostać światowej klasy analitykiem finansowym . Aby kontynuować karierę, przydatne będą poniższe dodatkowe zasoby finansowe:
- Teoria rachunkowości finansowej Teoria rachunkowości finansowej Teoria rachunkowości finansowej wyjaśnia „dlaczego” za rachunkowością - powody, dla których transakcje są raportowane w określony sposób. Ten przewodnik pomoże ci zrozumieć główne zasady teorii rachunkowości finansowej
- Przewodnik po wpisach do dziennika Przewodnik po wpisach do dziennika Zapisy do dziennika są elementami składowymi rachunkowości, od raportowania po audyt zapisów księgowych (które składają się z debetów i kredytów). Bez odpowiednich wpisów w dzienniku sprawozdania finansowe firm byłyby niedokładne i kompletny bałagan.
- Projekcja pozycji pojedynczych bilansu Projekcja pozycji pojedynczych bilansu Projekcja pozycji pojedynczych bilansu obejmuje analizę kapitału obrotowego, rzeczowych aktywów trwałych, kapitału zadłużenia i dochodu netto. W tym przewodniku opisano sposób obliczania
- Przewodnik po kontach T Przewodnik po rachunkach T Konta T są używane w rachunkowości do śledzenia obciążeń i kredytów oraz do przygotowywania sprawozdań finansowych. Jest to wizualna reprezentacja poszczególnych kont, która wygląda jak „T”, dzięki czemu wszystkie dodatki i odejmowania (obciążenia i kredyty) na koncie można łatwo śledzić i przedstawiać wizualnie. Ten przewodnik po kontach T zawiera przykłady tego, jak działają i jak z nich korzystać.
