Ryzyko związane z arkuszami kalkulacyjnymi istnieje nawet w dużych firmach korzystających z takich programów. Chociaż arkusze kalkulacyjne są uważane za jedne z najważniejszych i najpotężniejszych narzędzi dla organizacji. Typy organizacji W tym artykule na temat różnych typów organizacji omówiono różne kategorie, do których mogą należeć struktury organizacyjne. Struktury organizacyjne i firmy w ciągu ostatnich kilkudziesięciu lat, co nie oznacza, że arkusze kalkulacyjne są podatne na błędy ludzkie. Ponadto można je łatwo zmieniać i manipulować, a często brakuje im kontroli wewnętrznej.
Błędy w arkuszu kalkulacyjnym i ich wpływ
Arkusze kalkulacyjne są wygodne w użyciu, szczególnie dla księgowych Przewodnik po wynagrodzeniach księgowych W tym przewodniku po wynagrodzeniach dla księgowych podajemy średnie kwoty wynagrodzeń dla osób zatrudnionych zarówno w księgowości publicznej, jak i prywatnej. Księgowi są odpowiedzialni za badanie sprawozdań finansowych w celu zapewnienia dokładności i zgodności z obowiązującymi przepisami i regulacjami, a także za wykonywanie zadań związanych z podatkami, takich jak obliczenia i innych specjalistów finansowych. Jednak arkusze kalkulacyjne czekają na wprowadzenie do nich jednostek i liczb przez ludzki komponent procesu audytu. Ponieważ ludzie są podatni na błędy, w arkuszach kalkulacyjnych można popełniać błędy.
Istnieją zasadniczo trzy główne kategorie błędów arkuszy kalkulacyjnych, a mianowicie:
- Błędy we wprowadzaniu danych
- Kalkulacja lub formuła Formuły Excel Ściągawka Ściągawka z formuł Excela Finanse zawiera wszystkie najważniejsze formuły do wykonywania analiz finansowych i modelowania w arkuszach kalkulacyjnych Excel. Jeśli chcesz zostać mistrzem analizy finansowej Excel i ekspertem w budowaniu modeli finansowych, to dobrze trafiłeś. błędy
- Błędy formatowania
Błędy to początek ryzyka. Kiedy takie błędy zdarzają się często i stają się nawykiem, ryzyko wzrasta. Często brakuje sprawdzania i przeglądu błędów, co może być szkodliwe dla firmy. W rzeczywistości błędy w arkuszach kalkulacyjnych zdarzają się bardzo często, szacunkowo na 88%.
Przykłady zagrożeń w arkuszu kalkulacyjnym
Aby tworzyć dokładne i wolne od błędów raporty w arkuszach kalkulacyjnych, ważne jest, aby księgowi i właściciele firm rozumieli różne ryzyka związane z arkuszami kalkulacyjnymi. Objaśniono je poniżej:
1. Niewykwalifikowani użytkownicy
Wiele osób uważa, że podstawowa wiedza w zakresie obsługi programu Microsoft Excel jest już równa wiedzy w zakresie obsługi arkuszy kalkulacyjnych. To nieprawda, ponieważ korzystanie z arkuszy kalkulacyjnych wymaga sztywnego szkolenia nie tylko dla początkujących audytorów. Firmy doradcze z Wielkiej Czwórki Firmy doradcze z Wielkiej Czwórki są kluczowymi graczami w branży rachunkowości publicznej. Firmy doradcze z Wielkiej Czwórki to KMPG, Deloitte, PwC i EY. Oferują szeroki zakres usług, takich jak księgowość, doradztwo w zakresie zarządzania, podatki, ocena ryzyka i audyt. Dowiedz się o usługach wielkiej czwórki i ich, ale także ustawicznych szkoleniach w zakresie aktualizacji. Przeciętna wiedza i doświadczenie mogą prowadzić do niedokładnych obliczeń, stosowania niewłaściwych formuł, a nawet tworzenia linków do innych prezentacji w arkuszach kalkulacyjnych.
2. Niewystarczające wytyczne dotyczące przygotowania arkusza kalkulacyjnego
Użytkownicy powinni przygotować się do korzystania z arkusza kalkulacyjnego, wyposażając się w odpowiednią wiedzę. Dlatego organizacje powinny zapewnić przewodnik wyjaśniający, w jaki sposób arkusze kalkulacyjne są używane w najprostszym możliwym języku. Powinien zawierać informacje i instrukcje dotyczące korzystania z oprogramowania do obsługi arkuszy kalkulacyjnych.
3. Recykling danych
Wytnij i wklej to powszechny zwyczaj ludzi. Chociaż oszczędza dużo czasu i pozwala ludziom zrobić więcej w krótszym czasie, nie zawsze jest to dobry pomysł. Dzieje się tak, ponieważ z biegiem czasu formuły mogą zostać uszkodzone i zmienione, a linki zerwane, co może prowadzić do niedokładnych raportów.
4. Błędy w arkuszach kalkulacyjnych
Bez względu na to, jak dobry jest użytkownik w wykonywaniu obliczeń w arkuszu kalkulacyjnym, ryzyko popełnienia błędów jest zawsze wysokie z powodu czynników ludzkich. Jest to szczególnie ważne w przypadku zwyczajów ludzi polegających na czatowaniu, częstych przerwach w łazience, sprawdzaniu telefonów i innych przyzwyczajeniach.
5. Utrata danych
W wielu przypadkach wiele danych zostaje utraconych z powodu awarii i awarii zasilania. W takich przypadkach godziny wprowadzania danych giną w mgnieniu oka, co powoduje, że księgowy musi wszystko od nowa, marnując czas i zasoby.
Jak radzić sobie z ryzykiem związanym z arkuszem kalkulacyjnym
Podobnie jak w przypadku innych rodzajów ryzyka, ryzyko w arkuszach kalkulacyjnych należy zająć się, aby je zminimalizować lub wyeliminować raz na zawsze.
1. Szkolenie i ciągły rozwój
Jak już wspomniano powyżej, programy szkoleniowe są niezbędne dla każdej firmy, która korzysta z arkuszy kalkulacyjnych w swoich raportach. Takie szkolenie powinno być zapewnione wszystkim użytkownikom oprogramowania, niezależnie od tego, czy są to początkujący, czy weterani procesu. Należy przeprowadzać regularne szkolenia, aby upewnić się, że wszyscy są na bieżąco ze zmianami i nowymi trendami w korzystaniu z arkuszy kalkulacyjnych.
2. Bezpieczeństwo danych
Aby zabezpieczyć raporty w arkuszach kalkulacyjnych i ograniczyć dostęp tylko do księgowych firmy, należy wprowadzić hasła. Aby rozwiązać problem recyklingu danych i wprowadzania danych, zaleca się, aby obliczenia biznesowe były oddzielone od danych wejściowych.
Powinny istnieć również opcje sprawdzania poprawności danych, które pomagają księgowym i audytorom ograniczyć wprowadzanie danych w przypadku nieuprawnionych.
3. Kopie zapasowe danych
Utraty danych można uniknąć poprzez ciągłe zapisywanie raportu w arkuszu kalkulacyjnym, gdy księgowy kontynuuje swoją pracę. Ponadto pliki powinny być zawsze zapisywane w sieci, a nie tylko na pulpicie, aby zabezpieczyć kopię zapasową w przypadku awarii któregokolwiek z komputerów.
4. Dobrej jakości oprogramowanie
Firmy powinny inwestować w dobrej jakości oprogramowanie do arkuszy kalkulacyjnych. Te droższe mogą kosztować firmę więcej, ale zazwyczaj jest to jednorazowy wydatek, który można odzyskać, tworząc dokładne raporty.
Ostatnie słowo
Ryzyko związane z arkuszem kalkulacyjnym jest realne i jeśli nie zostanie rozwiązane, stwarza poważne problemy dla firm i organizacji. Dzięki arkuszom kalkulacyjnym zarówno ludzie, jak i maszyny współpracują, aby tworzyć dokładne raporty biznesowe.
Więcej zasobów
Finance jest oficjalnym dostawcą programu Financial Modeling and Valuation Analyst (FMVA) ™ Certyfikat FMVA® Dołącz do ponad 350 600 studentów, którzy pracują dla firm takich jak Amazon, JP Morgan i Ferrari, w ramach programu certyfikacji, którego celem jest przekształcenie każdego w światowej klasy analityka finansowego.
Aby dalej uczyć się i rozwijać swoją wiedzę na temat analizy finansowej, zdecydowanie zalecamy poniższe dodatkowe zasoby finansowe:
- Wszystkie szkolenia i kursy dotyczące programu Excel
- Dokumentowanie modeli Excel - najlepsze praktyki Dokumentowanie modeli Excel - najlepsze praktyki Podczas pracy z dużymi i skomplikowanymi modelami finansowymi w programie Microsoft Excel może być dość trudne udokumentowanie ich w przejrzysty sposób, aby ułatwić użytkownikom korzystanie z nich i ich zrozumienie. Omówimy tutaj kilka najlepszych praktyk dotyczących modeli programu Excel oraz inne przydatne wskazówki i triki, które użytkownicy mogą zastosować w celu utrzymania i audytu
- Analiza ilościowa Analiza ilościowa Analiza ilościowa to proces zbierania i oceny mierzalnych i weryfikowalnych danych, takich jak przychody, udział w rynku i płace, w celu zrozumienia zachowania i wyników firmy. W dobie technologii danych analiza ilościowa jest uważana za preferowane podejście do podejmowania świadomych decyzji.
- Modelowanie wyceny w programie Excel Modelowanie wyceny w programie Excel Modelowanie wyceny w programie Excel może odnosić się do kilku różnych typów analiz, w tym analizy zdyskontowanych przepływów pieniężnych (DCF), porównywalnych mnożników handlowych
