Protokoły ze spotkania to notatki nagrywane podczas spotkania. Podkreślają kluczowe kwestie, które są omawiane, wnioski zgłaszane lub głosowane oraz działania do podjęcia. Protokół ze spotkania jest zwykle sporządzany przez wyznaczonego członka grupy. Ich zadaniem jest dokładne zapisanie tego, co wydarzyło się podczas spotkania.
Kroki związane z nagrywaniem protokołów ze spotkań
Zapisywanie protokołu ze spotkania obejmuje pięć głównych etapów. Oni są:
- Planowanie wstępne
- Rekord
- Pisanie lub przepisywanie protokołów
- Udostępnianie protokołów ze spotkań
- Wypełnianie lub przechowywanie minut do odwoływania się w przyszłości
Planowanie wstępne
Jeśli spotkanie jest dobrze zaplanowane z wyprzedzeniem, protokołowanie będzie dużo łatwiejsze. To powiedziawszy, prezes CEO CEO, skrót od Chief Executive Officer, jest osobą o najwyższym statusie w firmie lub organizacji. Dyrektor generalny jest odpowiedzialny za ogólny sukces organizacji i podejmowanie decyzji zarządczych na najwyższym szczeblu. Przeczytaj opis stanowiska, a sekretarz lub protokolant powinien współpracować, aby wcześniej ustalić program spotkania. Na przykład osoba nagrywająca protokół może współpracować z przewodniczącym w celu sporządzenia dokumentu, który będzie służył jako porządek obrad i zapewnił format spotkania.
Program spotkania
Jeśli przewodniczący i sekretarz nie mogą spotkać się i opracować szkicu, to sekretarz musi otrzymać kopię porządku obrad przed rozpoczęciem spotkania. Porządek spotkania posłuży jako przewodnik do robienia notatek i przygotowywania protokołów. Ponadto porządek obrad zawiera również inne szczegóły, które należy uwzględnić w protokole. Zawierają:
- Nazwiska wszystkich obecnych członków - w tym gości i prelegentów
- Dokumenty, które mogą być rozdawane w miarę postępu posiedzenia, takie jak kopie listy propozycji, nad którymi należy głosować
Oczekiwania
Kiedy osoba zostaje wybrana na rejestratora minut, ważne jest, aby wiedziała, czego się od niej oczekuje. Dlatego osoba powinna zwrócić się do przewodniczącego komitetu i zapytać, jaka będzie jej rola na spotkaniu. Na przykład, jeśli posiedzenie będzie wymagało składania wniosków. Głosowanie przez pełnomocnika Głosowanie przez pełnomocnika to przekazanie uprawnień do głosowania przedstawicielowi w imieniu pierwotnego posiadacza głosu. Strona, która otrzymała uprawnienia do głosowania, nazywana jest Pełnomocnikiem, a pierwotny posiadacz głosu nazywany jest mocodawcą. Koncepcja jest ważna na rynkach finansowych, a zwłaszcza w przypadku spółek publicznych, wyznaczony członek powinien zapytać, czy powinien podać nazwiska składających wnioski i delegujących.
Co należy zawrzeć w protokołach ze spotkań
Przed zapisaniem jakichkolwiek szczegółów wyznaczony protokolant powinien zapoznać się z rodzajem informacji, które powinien rejestrować. Grupa może używać określonego formatu do rejestrowania notatek, ale ogólnie protokół ze spotkania zazwyczaj zawiera następujące szczegóły:
- Data i godzina spotkania
- Nazwiska uczestników oraz nieobecni
- Przyjęcie lub wprowadzenie zmian do protokołu z poprzedniego posiedzenia
- Decyzje podjęte w odniesieniu do każdego punktu porządku obrad, takie jak:
- Działania podjęte lub uzgodnione
- Następne kroki
- Wyniki wyborów Głosowanie bezpośrednie Głosowanie bezpośrednie, powszechnie znane jako głosowanie ustawowe, to korporacyjny system głosowania, który może być używany do wybierania dyrektorów lub głosowania w ważnych sprawach
- Wnioski zaakceptowane lub odrzucone
- Nowy biznes
- Data i godzina następnego spotkania
Proces pisania protokołów ze spotkań
Po zakończeniu spotkania osoba, której powierzono sporządzenie protokołu, powinna otrzymać wszystkie niezbędne zasoby, aby sporządzić protokół w jasny i reprezentatywny sposób. Oto kilka wskazówek do rozważenia:
- Po zakończeniu spotkania spisywanie protokołu nie trwa zbyt długo. W ten sposób wszystko, co wydarzyło się na spotkaniu, jest wciąż świeże w Twojej pamięci.
- Przejrzyj konspekt, który został utworzony wcześniej i w razie potrzeby wprowadź poprawki. Może to obejmować dodanie dodatkowych informacji lub wyjaśnienie niektórych poruszonych kwestii. Sprawdź również, czy wszystkie werdykty, działania i wnioski zostały wyraźnie zarejestrowane.
- Sprawdź protokoły i upewnij się, że są krótkie, ale jasne.
Rozpowszechnianie protokołów ze spotkania
Gdy sekretarz skończy pisać protokół, powinien podzielić się nim z członkami grupy. Można je udostępniać online lub przez chmurę. Biorąc pod uwagę, że protokoły i inne rodzaje dokumentów mogą wiązać się z dużą ilością papierkowej roboty, lepiej byłoby skorzystać z metody udostępniania elektronicznego.
Na przykład, jeśli rejestrator protokołów dokumentował protokoły za pomocą programu Microsoft Word, który nie oferuje udostępniania online, mogą rozważyć użycie dokumentów Google, które oferują sposób udostępniania dokumentów online innym użytkownikom.
Rejestrator powinien również zapisać kopię protokołu spotkania do wykorzystania w przyszłości. Większość firm przechowuje swoje minuty online - w Dokumentach Google lub OneDrive.
Zabrany klucz
Protokoły ze spotkań są ważne, ponieważ służą do dokumentowania kluczowych kwestii poruszanych podczas spotkania. Na przykład efektywne minuty mogą określać podejścia, które zostały zaproponowane w celu rozwiązania konkretnego problemu, oraz główny powód, dla którego członkowie wybierają jedną metodę zamiast drugiej.
Protokół ze spotkania można nagrać ręcznie lub na urządzeniu elektronicznym, takim jak laptop lub iPad. Po spotkaniu osoba nagrywająca przegląda protokół i w razie potrzeby wprowadza poprawki. Protokół ze spotkania jest następnie udostępniany uczestnikom grupy. Oprócz dystrybucji protokoły są również zapisywane do wykorzystania w przyszłości.
Szablon
Więcej zasobów
Finance jest oficjalnym dostawcą programu Financial Modeling and Valuation Analyst (FMVA) ™ Certyfikat FMVA® Dołącz do ponad 350 600 studentów, którzy pracują dla firm takich jak Amazon, JP Morgan i Ferrari, w ramach programu certyfikacji, którego celem jest przekształcenie każdego w światowej klasy analityka finansowego.
Aby dalej uczyć się i rozwijać swoją wiedzę na temat analizy finansowej, zdecydowanie zalecamy poniższe dodatkowe zasoby finansowe:
- Uczenie się przez działanie Uczenie się przez działanie Uczenie się przez działanie to proces tworzenia kreatywnych rozwiązań w rozwiązywaniu złożonych problemów jednostek, grup ludzi i korporacji
- Strategia korporacyjna Strategia korporacyjna Strategia korporacyjna koncentruje się na zarządzaniu zasobami, ryzykiem i zwrotem w firmie, w przeciwieństwie do patrzenia na przewagi konkurencyjne w strategii biznesowej
- Umiejętności kierownicze Umiejętności kierownicze Umiejętności kierownicze można zdefiniować jako pewne atrybuty lub zdolności, które kierownik powinien posiadać, aby wypełniać określone zadania w
- Wystąpienia publiczne Wystąpienia publiczne Wystąpienia publiczne, zwane także oratorium lub oracją, to proces przekazywania informacji żywej publiczności. Rodzaj przekazywanych informacji ma celową strukturę informowania, przekonywania i rozrywki. Wspaniałe wystąpienia publiczne składają się z trzech elementów: Styl: mistrzowsko skonstruowany przy użyciu słów do tworzenia
